Heute ist der 3.11.2026 und in der Bauindustrie tut sich eine Menge. Ein Beispiel, das diese Veränderungen eindrucksvoll widerspiegelt, ist das Regensburger Bauunternehmen Rödl & Herdegen. Gegründet im Jahr 1962, hat sich der Familienbetrieb auf die Fahnen geschrieben, seine kaufmännischen Abläufe zu digitalisieren. Das klingt nach einem Projekt, das in der heutigen Zeit fast schon selbstverständlich ist, oder? Aber wie so oft, steckt der Teufel im Detail.

Die Umstellung auf die digitale Rechnungsprüfung wurde von der nachrückenden Generation im Unternehmen angestoßen. Kristin Rödl, die die Zügel in die Hand genommen hat, wollte nicht nur den Papierkram reduzieren, sondern auch für mehr Kostentransparenz sorgen. Früher wurden Rechnungen in dicken Ordnern abgeheftet, Freigaben manuell erteilt und die Projektkosten über verschiedene Baustellen hinweg nur schwer erfasst. Geschäftsführer Thomas Rödl, der früher sogar am Wochenende Rechnungen in Papierform unterzeichnete, ist nun froh über die Umstellung auf die Bausoftware des Wiener Anbieters reebuild.

Digitalisierung als Chance

Mit reebuild werden die Bereiche Bauleitung, Buchhaltung und Geschäftsführung miteinander verknüpft. Das ist nicht nur praktisch, sondern sorgt auch dafür, dass eingehende Rechnungen als strukturierte Datensätze verarbeitet werden. So können diese nach Projekten, Kostenstellen oder Geschäftspartnern ausgewertet werden. Dadurch wird alles transparenter und nachvollziehbarer – ein echter Fortschritt für ein mittelständisches Bauunternehmen in Deutschland.

Ein wichtiger Aspekt der Digitalisierung ist die Tatsache, dass in Deutschland ab 2027 schrittweise die Pflicht zur Ausstellung strukturierter E-Rechnungen eingeführt wird. Besonders kleinere und mittlere Bauunternehmen sind davon betroffen. Aber Rödl & Herdegen ist hier gut aufgestellt. Die digitale und strukturierte Verarbeitung der eingehenden Rechnungen bereitet das Unternehmen auf die neuen Anforderungen vor. Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen und GoBD-konform archivieren können. Das ist ein weiterer Schritt in die Zukunft – und Rödl & Herdegen ist bereit dafür.

Die neuen Anforderungen an Unternehmen

Die Änderungen sind nicht nur für Rödl & Herdegen von Bedeutung. Die gesamte Branche muss sich an die neuen Gegebenheiten anpassen. Ab 2027 müssen Unternehmen mit über 800.000 Euro Vorjahresumsatz strukturierte E-Rechnungen ausstellen. Ab 2028 gilt diese Pflicht dann für alle B2B-Unternehmen. Dabei ist ein einfaches PDF nicht mehr ausreichend, erforderlich sind strukturierte Formate nach der Norm EN 16931. Das klingt kompliziert, ist aber notwendig, um die Digitalisierung der deutschen Wirtschaft voranzutreiben.

Das Ziel der Einführung dieser E-Rechnungen ist klar: Die Rechnungsprozesse sollen vereinfacht werden, um doppelte Datenerfassung zu vermeiden und die Verwaltungskosten zu senken. Zudem bereitet die E-Rechnung auf ein künftiges elektronisches Meldesystem für bestimmte Rechnungsdaten an die Finanzverwaltung vor. Spannend, oder? Die Digitalisierung bringt nicht nur Herausforderungen, sondern auch viele Chancen mit sich.

Zukünftig wird es also für Unternehmen, die in Deutschland tätig sind, unerlässlich sein, sich den neuen Anforderungen zu stellen. Die E-Rechnung wird zur Norm und Rödl & Herdegen hat den ersten Schritt in die richtige Richtung bereits gemacht. Wer jetzt noch zögert, könnte schnell ins Hintertreffen geraten.