Heute ist der 4.11.2026 und in der Bauwirtschaft brodelt es gewaltig. Das Regensburger Bauunternehmen Rödl & Herdegen hat sich dazu entschlossen, die digitale Transformation mit vollen Segeln voranzutreiben. Und zwar mit der Software des Wiener Anbieters reebuild, um die Rechnungsprüfung und das Kostenmanagement auf ein neues Level zu heben. Das Ziel? Die Vorbereitung auf die gesetzliche E-Rechnungspflicht. Ein Schritt, der ab dem 1. Januar 2027 für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von über 800.000 Euro zur Pflicht wird. Da heißt es, sich rechtzeitig aus dem Staub zu machen, denn einfache PDF-Rechnungen werden dann nicht mehr ausreichend sein!

Ein bisschen wie ein Wettlauf gegen die Zeit – und Kristin Rödl hat den ersten Schritt gemacht. Ihre Entscheidung, die digitale Neuausrichtung anzustoßen, könnte nicht passender kommen. Laut reebuild wird deren Software bereits von mehr als 120 Bauunternehmen auf über 8.200 Baustellen in Deutschland und Österreich genutzt. Das spricht für sich! Die Umstellung bei Rödl & Herdegen betrifft vor allem die interne Rechnungsprüfung und das operative Kostenmanagement. Das klingt alles sehr vielversprechend, nicht wahr?

Die E-Rechnungspflicht im Detail

Ab dem 1. Januar 2027 müssen die Unternehmen also normkonforme E-Rechnungen ausstellen. Vergessen Sie die Zeit, als man einfach eine PDF per E-Mail verschickte. Jetzt wird’s ernst! E-Rechnungen müssen als strukturierte, maschinenlesbare Daten nach der Norm EN 16931 erstellt werden. Das heißt, die Formate XRechnung und ZUGFeRD stehen auf der Liste der erlaubten Formate, während einfache PDFs nicht mehr als E-Rechnung anerkannt werden. Das Bundesfinanzministerium hat die praktischen Details in einem Schreiben am 15. Oktober 2026 klar umrissen.

Für die Baubranche gibt es ein paar Erleichterungen, wie das Beifügen von Gewerke-Summen und Leistungsverzeichnissen zur E-Rechnung. Und auch für Rechnungen, die vor dem Stichtag ausgestellt wurden, gibt’s eine kleine Gnadenfrist: Diese müssen nicht nachträglich elektronisch übermittelt werden. Das sorgt für ein wenig Entspannung in der Umstellungsphase!

Unternehmensvorbereitungen und Herausforderungen

Eine im September 2026 veröffentlichte N2F-Studie hat 250 Finanzentscheider aus Deutschland, Frankreich und Italien befragt. Darunter waren auch 100 deutsche Unternehmen. Das Ergebnis? 45 Prozent sind bereits E-Rechnung-konform und bereit, während 30 Prozent sich in der Einführung einer Softwarelösung befinden. Es gibt also Bewegung in der Branche, aber noch immer haben 10 Prozent der befragten Unternehmen keine Maßnahmen ergriffen. Es wird spannend, wie sich das bis zum Stichtag entwickeln wird!

Die größten Herausforderungen bei der Umstellung? Datensicherheit (40 Prozent der Unternehmen), Anpassung interner Prozesse (35 Prozent), und die Auswahl geeigneter Lösungen (29 Prozent) stehen ganz oben auf der Liste. Ein bisschen wie ein Umzug – man weiß, dass es notwendig ist, aber die vielen kleinen Details können einen ganz schön den Schlaf rauben!

Was kommt auf uns zu?

Und als wäre das nicht genug, stehen ab dem 1. Januar 2028 auch für alle übrigen B2B-Unternehmen die gleichen Regelungen an. Da heißt es, die Umsatzgrenzen im Blick zu behalten und rechtzeitig zu handeln. Kleinunternehmer sind von der Ausstellungspflicht zwar ausgenommen, müssen jedoch E-Rechnungen empfangen können. Wenn das nicht wie ein Puzzle klingt, das man zusammensetzen muss! Aber das ist nicht alles. Auf EU-Ebene sind ab Juli 2030 verbindliche digitale Meldepflichten für grenzüberschreitende B2B-Umsätze geplant. Da wird’s noch einmal richtig spannend!

Das GDI-Buchhaltungsprogramm beispielsweise kann E-Rechnungen empfangen und verarbeiten. Das erleichtert die Umstellung, denn die Software prüft die Rechnungsdaten und ordnet automatisch die Lieferanten zu. Die digitale Transformation ist also nicht nur ein Schlagwort, sondern wird immer mehr zur Realität in der Bauwirtschaft. Wer da nicht mitzieht, könnte schnell ins Hintertreffen geraten. Das ist der Lauf der Zeit – und die digitale Welle rollt weiter!